Member

Register | Forgot Password
Login     Reset   

Category

เครื่องมือสื่อสารจะทันสมัยแค่ไหน แต่ปัญหาการสื่อสารในองค์กรก็ยังไม่หมดไป

การสื่อสารให้มีประสิทธิภาพนั้น มีองค์ประกอบสำคัญอยู่ 4 ปัจจัย ได้แก่

1.ผู้ส่งข่าวสาร ตัวผู้ส่งข่าวสารไม่ได้ทำความเข้าใจปัจจัยที่เกี่ยวข้องในการรับสาร ทำให้ส่งข้อมูลที่ผู้อื่นเห็นข่าวสาร หรือรับรู้แล้ว ไม่ให้ความสนใจ ไม่ได้ติดตาม ปล่อยผ่านไป คิดว่าไม่สำคัญ ดังนั้น ต้องเร่งแก้ไขที่ผู้ส่งข่าวสาร

2.ผู้รับข่าวสาร มีอาจมีปัญหาในการรับข่าวสาร ไม่มีความถนัดในการใช้เครื่องมือเทคโนโลยี หรือเพิกเฉยต่อข่าวสาร เห็นข้อมูลที่เข้ามามากมาย แต่ไม่ใส่ใจที่จะคัดกรอง ไม่เห็นความสำคัญ ต้องแก้ไขที่ผู้รับข่าวสาร

3.ข้อมูลเนื้อหาสาระของข่าวสาร จากเทคโนโลยีที่ทำให้บางคนถนัดแต่ “Copy Paste” คือการก็อปปี้ แล้วนำมาวางปะไว้ ทำให้ข้อมูลมีมากหลายหน้า ทำให้ผู้อ่าน ผู้รับสารเบื่อที่จะอ่าน เห็นแล้วอาจจะผ่าน ไม่ได้ใส่ใจ

ดังนั้น ต้องแก้ไขที่ผู้ส่งข่าวสาร ที่ต้องมีการสรุป 5 W 1 H ว่าสาระสำคัญของข่าวสารเป็นอย่างไร
ใคร (Who)...ทำอะไร (What)...ที่ไหน (Where)... เมื่อไร (When)...และอย่างไร (How)...

ผู้ส่งข่าวสารต้องเข้าใจว่า ผู้รับสารบางคนอ่านเฉพาะหัวข้อสรุป หากเขาสนใจในรายละเอียดเขาจึงจะอ่านเพิ่มเติม ผู้ส่งข่าวสารต้องแจ้งผู้รับสารว่า จะต้องทำหรือดำเนินการอย่างไรต่อไป เช่น เขาต้องแจ้งต่อให้ลูกน้องรับทราบ, ส่งรายชื่อลูกน้องเข้ารับการอบรม หรือ ตรวจแก้ไขแล้ว ตอบยืนยันกลับภายในวันที่... เป็นต้น

4.วิธีการส่งสาร แม้ว่าจะมีเครื่องมือสื่อสารจะทันสมัย ทั้งการส่งอีเมล์ (E-mail) ระบบ Intranet ภายในองค์กร ทำให้บางคนเข้าใจว่า ทุกคนในองค์กรได้รับข่าวสารครบถ้วน ไม่มีใครตกข่าว แต่ความเป็นจริง ยังมีบางคนที่ตอบว่า “ไม่รู้ ไม่เข้าใจ ยังไม่ทราบเลย…”
ดังนั้น นอกจากผู้ส่งข่าวสารจะต้องปรับปรุง เรื่อง เนื้อหาสาระของข่าวสารแล้ว วิธีการก็มีส่วนสำคัญ เช่น เรื่องที่สำคัญ อาจจะต้องมีการแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนดนัดหมาย หรือโทรศัพท์สอบถามยืนยัน หรือเดินไปหาที่โต๊ะทำงาน บางองค์กรจึงมีข้อกำหนดว่า ทุกวันศุกร์ หรือก่อนหยุดสุดสัปดาห์ ห้ามการส่งอีเมล์ ให้ทุกคนไปพบปะกันที่โต๊ะทำงาน

ดังนั้น การสื่อสารนอกจากการสื่อด้วยลายลักษณ์อักษรแล้ว การพบปะพูดคุยกันก็มีความสำคัญที่จะทำให้ความสัมพันธ์ของทั้งผู้ส่งข่าวสารและผู้รับข่าวสาร สามารถทำความเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น บางคนที่ตั้งแง่ เขม่น ไม่ถูกชะตา เหม็นขี้หน้ากัน ย่อมทำให้เกิดสภาวะบรรยากาศในการทำงานที่อึมครึม ไม่สดใส น่าเบื่อ

ท้ายนี้ขอฝากบทกลอนเตือนสติ ผู้ที่ทำหน้าที่ในการส่งข่าวสาร ต้องมีความเพียร ดังนี้
“ถ้าพูดไป เขาไม่รู้ อย่าดุเขา ว่าโง่เง่า งมเงอะ เซอะหนักหนา ตัวเราทำไม ไม่โกรธา ว่าพูดจา ให้เขา ไม่เข้าใจ”

ขอบคุณที่มา : http://www.oknation.net