Member

Register | Forgot Password
Login     Reset   

Category

เทคนิคง่ายๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรายงาน

มูลเหตุจูงใจ ตอนไปบรรยายหลักสูตร ทักษะการแก้ไขปัญหา สำหรับหัวหน้างาน ที่บริษัท CPF (มหาชัย)และหลักสูตรทักษะการเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพ บริษัท ฟูรูคาวา ยูนิคอม เอ็นจิเนียริ่ง จำกัด


การสนทนาระหว่าง หัวหน้างาน กับลีดเดอร์ เพื่อรายงานปัญหาความผิดปกติที่เกิดขึ้น

หัวหน้า “ไหนเล่ามาซิว่าเรื่องมันเป็นยังไง มายังไง” หัวหน้างานถามลูกน้องด้วยความสงสัย

ลีดเดอร์ “เอ่อ!!! เรื่องก็มีอยู่ว่า เมื่อวานตอนที่พนักงานเขาขับรถโฟลค์ลิฟท์ เพื่อยกของลงจากรถ ปรากฎว่ากล่องงานตกเสียหาย ครับ”

“ไหนบอกมาซิว่าใครเป็นคนทำ?”


“ออดครับ”


“แล้วเหตุเกิดขึ้นตอนกี่โมง?”

“ตอนประมาณ สี่โมงเย็นครับ”

“มีงานอะไรเสียบ้าง?”

“กล่องบรรจุสายไฟจำนวน 2 กล่อง และกล่องใส่เทปอีก 1 กล่องครับ”

“แล้วล่วงตรงไหนล่ะ?”

“ตรงหน้าสโตร์ครับ ตอนรับของเข้าเก็บในสโตร์”

“แล้วเขาทำยังไงถึงได้เกิดผิดพลาดได้ล่ะ?”

“ก็ฝนตกพลำๆ ออดเขารีบเพราะกลัวฝนตกหนัก และตรงหน้าสโตร์ ก็มืดเพราะหลอดไฟขาดใช้ไม่ได้ ขณะที่กำลังยกกล่องงานลง กล่องก็เลยไปกระแทกกับประตูข้างสโตร์ เพราะรีบ และมองไม่เห็นประตูนั้นครับ”

“แล้วคุณแก้ไขเบื้องต้นยังไง?”

“ผมก็ นำงานออไปคัดแยก อันไหนใช้ได้ก็นำมาใช้ ส่วนอันไหนที่ใช้ไม่ได้ผมก็แยกทิ้ง แล้วก็มารีบแจ้งหัวหน้านี่แหละครับ”

“แล้วคุณคิดว่าจะป้องกันปัญหานี้อย่างไรไม่ให้เกิดซ้ำอีก?”

“สำหรับออด ผมได้ตักเตือนเขาไปแล้ว และกำหนดมาตรการลงโทษ ส่วนหลอดไฟผมก็สั่งให้ช่างซ่อมบำรุงมาเปลี่ยนแล้ว”

“แล้วคุณคิดว่าปัญหานี้จะเกิดซ้ำอีกไหม?”

“ไม่แน่นอนครับ เพราะผมจะติดตามการแก้ไขปัญหานี้อย่างใกล้ชิด รับรองครับว่า ภายในสามเดือนนี้ ปัญหาความเสียหายจะไม่เกิดขึ้นซ้ำอีกอย่างแน่นอนครับ”

จากเหตุการณ์นี้จะเห็นว่า หัวหน้าต้องมาตั้งคำถาม เพื่อให้ลูกน้องตอบ ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเบื่อมากสำหรับหัวหน้าที่ต้องมาเล่นเกมส์ ถามคำ ตอบคำอย่างนี้ (จริงไหมครับ?) ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วก็มักจะเป็นแบบนี้ ทำให้หัวหน้าหลายคนรู้สึกว่าเสียเวลา และเสียอารมณ์อีกต่างหาก
วันนี้ผมมีเครื่องมือ 5W&2H หลักการง่ายๆ ในการให้ข้อมูล ที่มีความถูกต้อง และกระชับ โดย
What = เกิดอะไรขึ้น ควรบอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
Who = ชื่อผู้กระทำให้เกิดเหตุ อายุ แผนกที่ทำงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ
When = เกิดขึ้นเมื่อใด ควรบอกวันที่ เวลา ให้ชัดเจน เวลาอะไร
Where = สถานที่ บอกให้ชัดเจน และแคบที่สุด
Why = ทำไมถึงทำล่ะ ไล่หาวัตถุประสงค์ของการทำงานนั้นๆ
How = ค้นหาว่า เขาทำผิดพลาดประการใดบ้าง หรือมีอะไรที่เป็นส่วนประกอบที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด
How much = เสียหายไปกี่บาท เครื่องมือที่ผมคิดว่า ง่าย และมีประสิทธิภาพสูงสุดครับ
ในกรณีที่เกิดปัญหา ควรคิดคำตอบไปด้วยว่า เราแก้ไขปัญหาเบื้องต้นไปอย่างไร (Corrective Action) และมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ (Preventive Action) อย่างไรบ้าง เพื่อที่เขาจะได้ไม่ต้องมาถามอีก

จากเหตุการณ์ดังกล่าวข้างต้น จะดีกว่าไหม? ถ้าลีดเดอร์ตอบคำถามว่า “เมื่อวานตอนสี่โมงเย็น ขณะที่ออดกำลังขับรถโฟลค์ลิฟท์ เพื่อนำกล่องงานลงจากรถ บริเวณประตูรับของแผนกสโตร์ ปรากฏว่า กล่องงานไปชนกับประตูทำให้กล่องบรรจุสายไฟจำนวน 2 กล่อง และกล่องใส่เทปอีก 1 กล่อง ได้รับความเสียหาย ซึ่งสาเหตุเนื่องจากฝนตกพลำๆ ทำให้ต้องรีบ และหลอดไฟขาดให้บริเวณนั้นมืด มองเห็นไม่สะดวก ซึ่งการแก้ไขเบื้องต้นคือ ได้ตักเตือน และกำหนดมาตรการป้องกันสำหรับออด และอีกประการคือ ได้ให้ช่างซ่อมบำรุงแก้ไขหลอดไฟให้ใช้งานได้แล้ว และได้กำหนดมาตรการป้องกันเอาไว้ชัดเจน และได้แจ้งให้กับพนักงานทุกคนทราบแล้วครับ สำหรับการแก้ไขจะติดตามอย่างใกล้ชิดเป็นระยะเวลา 3 เดือนครับ”

เทคนิคง่ายๆ แต่ได้ผลล้านเปอร์เซ็นต์ลองนำไปประยุกต์ใช้ดูนะครับ
 

ขอขอบคุณ
แหล่งที่มา : บทความโดย อ.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ (05 กันยายน 2553)